CODEF (Coordination et Défense des Services Sociaux et Culturels et Environnementaux) is een werkgeversfederatie uit de non-profitsector die haar werk uitvoert als vzw met ondernemingsnummer KBO: 0478.328.675. De kantoren zijn gevestigd in Rue du Trixhay 15, 4020 Luik (RPR Luik).
In het kader van de aankoopcentrale voor Brusselse verenigingen moet de federatie bepaalde inlichtingen verwerken. Hierbij wil CODEF u informeren over haar beleid inzake het verwerken van persoonsgegevens.
Algemene context – juridisch kader
CODEF hecht veel belang aan het respecteren van de privacy van de bezoekers aan de website en van de leden van de aankoopcentrale. Alle persoonsgegevens die ons worden verstrekt, worden dan ook als vertrouwelijk beschouwd en als zodanig behandeld, in strikte overeenstemming met de geldende wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) nr. 2016/679 en de Belgische wetgeving.
CODEF behoudt zich het recht voor om deze voorwaarden aan te passen om te voldoen aan eventuele toekomstige wetswijzigingen, aan de aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit of aan ontwikkelingen in de rechtspraak.
Verzamelde gegevens
Gegevens die op verzoek worden verstrekt
CODEF verwerkt de persoonsgegevens die door iedereen (onder wie ook de Brusselse vzw’s die zijn toegetreden tot de aankoopcentrale) worden verstrekt in strikte overeenstemming met de regelgeving ter zake.
Onder meer de volgende gegevens worden verzameld:
- gegevens over de contactpersoon (naam en telefoonnummer);
- inlichtingen over de vzw (naam van de vereniging, ondernemingsnummer, btw-nummer, adres van de maatschappelijke zetel, het feit of de vzw erkend is en/of gesubsidieerd wordt, het wagenpark van de vereniging, RSZ-nummer, NACE-code, …).
De bezoekers van de website en de leden van de verkoopcentrale verstrekken ook nog andere persoonsgegevens. In dat geval geeft u CODEF de toestemming om die gegevens te verwerken in het kader van haar opdrachten. In alle gevallen verzamelt CODEF enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk en relevant zijn voor het doel waarvoor ze worden verzameld, op basis van haar wettelijke of contractuele verplichtingen.
Gegevens die automatisch worden verstrekt
Telkens wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij inlichtingen over de apparaten waarop u toegang hebt tot de website en ook de netwerken die u gebruikt om zich te verbinden, zoals het IP-adres, verbindingsgegevens, type en versie van uw browser.
Bewaartermijn van de gegevens
Zoals voorzien in artikel 5, §1, e) van de AVG, worden persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
In dit geval worden de gegevens bewaard voor de duur van het lidmaatschap bij de aankoopcentrale.
Voor de bewaartermijn van gegevens die zijn verzameld door middel van cookies, verzoeken wij u om ons cookiebeleid te raadplegen.
Doeleinden en rechtsgronden van de gegevensverwerking
Doeleinden
Wij verwerken de persoonsgegevens die wij verzamelen om:
- het gebruik van onze website te verbeteren en te optimaliseren, in het bijzonder om ervoor te zorgen dat onze inhoud wordt weergegeven op een manier die aangepast is aan uw apparaat;
- te weten of uw vzw in aanmerking komt om aan te sluiten bij de aankoopcentrale;
- contact met u op te nemen na het invullen van het formulier en in het kader van de openbare aanbestedingsprocedure.
Rechtsgronden
Wij gebruiken uw persoonsgegevens enkel in de gevallen die door de geldende regelgeving zijn voorzien, namelijk:
- de toestemming;
- de contractuele relatie;
- de wettelijke verplichting van de persoon die verantwoordelijk is voor de verwerking;
- de vitale belangen van de betrokkene;
- de uitvoering van een opdracht van openbaar belang;
- de legitieme belangen van de persoon die verantwoordelijk is voor de verwerking.
Verstrekken van gegevens
Website
De website omvat onder meer een contactformulier.
De gegevens met betrekking tot dit formulier worden gebruikt in geval van communicatie in het kader van de aankoopcentrale.
Commerciële partners
Wij willen u erop wijzen dat wij, wanneer u beslist in te tekenen op de producten of diensten van onze partners, geen enkele controle hebben op de verzameling of verwerking van uw gegevens door die partners. Wij nodigen u dan ook uit om hun beleid inzake beheer van persoonsgegevens te raadplegen om meer te weten over hun verzameling en verwerking van uw gegevens.
Politie, gerechtelijke of administratieve overheid
In overeenstemming met de wettelijke verplichtingen voor de verwerkingsverantwoordelijke, of wanneer dat nodig is voor de uitvoering van een opdracht van openbaar belang of in het kader van de uitoefening van het Belgisch openbaar gezag, mogen wij in de bij wet voorziene gevallen volledig rechtmatig bepaalde inlichtingen verstrekken.
Overdracht van gegevens
De persoonsgegevens worden bewaard in onze kantoren of op onze servers, die zich in België bevinden.
Onze e-mailservers bevinden zich in de Europese Unie.
Rechten met betrekking tot persoonsgegevens
In haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke zal CODEF toezien op de naleving van uw rechten met betrekking tot de verwerking en in het bijzonder de naleving van het recht van inzage van de verwerkte gegevens, het recht op rectificatie van de verwerkte gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
De verschillende rechten worden hieronder beschreven.
Recht van inzage (art. 15 van de AVG)
U hebt het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van de u betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, hebt u recht van inzage in die persoonsgegevens en in de volgende informatie:
- de doeleinden van de verwerking;
- de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
- de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
- indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen of, indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;
- dat de betrokkene het recht heeft om de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken dat persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van persoonsgegevens betreffende de betrokkene wordt beperkt, alsmede het recht om tegen die verwerking bezwaar te maken;
- dat de betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
- wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;
- het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van een profilering en, ten minste in die gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.
- Recht op rectificatie (art. 16 van de AVG)
U hebt het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld rectificatie van onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen. Met inachtneming van de doeleinden van de verwerking hebt u ook het recht om vervollediging van onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken.
Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”) (art. 17 van de AVG)
U hebt het recht van de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging wissing van persoonsgegevens te verkrijgen en CODEF is verplicht die persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te wissen wanneer met name een van de volgende gevallen van toepassing is:
- de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
- de betrokkene trekt de toestemming waarop de verwerking berust in, en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking;
- de betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking, en er zijn geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking;
- de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
- de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een in het Unierecht of het lidstatelijke recht neergelegde wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust.
- Recht op beperking van de verwerking (art. 18 van de AVG)
U hebt het recht van de verwerkingsverantwoordelijke de beperking van de verwerking te verkrijgen indien een van de volgende elementen van toepassing is:
- de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene, gedurende een periode die de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
- de verwerking is onrechtmatig en de betrokkene verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
- de verwerkingsverantwoordelijke heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar de betrokkene heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Recht van bezwaar (art. 21 van de AVG)
U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens betreffende uw persoon. Na dat bezwaar moet de verwerkingsverantwoordelijke de verwerking van die gegevens staken.
Recht om klacht in te dienen (art. 13 §2 van de AVG)
Indien u van mening bent dat CODEF uw gegevens niet heeft verwerkt in overeenstemming met de geldende regelgeving, hebt u het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
Adresgegevens:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Links naar andere websites en sociale netwerken
Onze website kan links bevatten naar de websites van onze partners of externe bedrijven. Houd er rekening mee dat die websites hun eigen privacybeleid hebben en dat wij alle verantwoordelijkheid afwijzen voor het gebruik dat die websites maken van de informatie die wordt verzameld wanneer u op die links klikt. Wij verzoeken u om kennis te nemen van het privacybeleid van die websites voor u hun uw persoonsgegevens verstrekt.
Vertrouwelijkheid en integriteit van gegevens
CODEF zorgt ervoor dat de persoonsgegevens door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging van die gegevens gewaarborgd is, om hen in het bijzonder te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. CODEF kan echter niet aansprakelijk worden gesteld wanneer een derde partij zich ondanks de hieronder genoemde veiligheidsmaatregelen die gegevens op onrechtmatige wijze toe-eigent.
De vertrouwelijkheid van de gegevens wordt gegarandeerd tegenover elke persoon buiten de vzw.
CODEF heeft een aantal organisatorische en technische maatregelen genomen, waaronder:
- de lokalen van de vzw zijn niet toegankelijk voor het publiek;
- dossiers worden voornamelijk elektronisch verwerkt;
- papieren dossiers worden bewaard in kasten die enkel toegankelijk zijn voor medewerkers van CODEF;
- de computersystemen zijn beschermd met de gebruikelijke maatregelen (uniek wachtwoord, virusbescherming, firewall, …).
CODEF legt een strikte geheimhoudingsplicht op aan iedereen die toegang moet hebben tot die gegevens.
DPO – Contactgegevens
Als u vragen hebt over dit privacybeleid of over uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de Verwerkingsverantwoordelijke: vzw CODEF, Rue du Trixhay, 15 in 4020 Luik, KBO-nummer: 0478.328.675, e-mailadres: mp.conseiller@codef.be.
Slotbepalingen
Bij geschillen over de interpretatie en de uitvoering van dit privacybeleid zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Luik bevoegd.